Las Asambleas de Copropietarios son el órgano decisorio fundamental en la gestión de un condominio. Son el espacio donde los propietarios se reúnen para:

• Tomar decisiones sobre la administración del condominio, incluyendo:
  • Presupuesto anual y gastos.
  • Trabajos de mantenimiento y reparaciones.
  • Contratación de proveedores.
  • Normas de convivencia.
• Elegir al administrador y al comité de administración.
• Aprobar el reglamento de copropiedad.
• Resolver conflictos entre copropietarios.

Como ves son una herramienta necesaria de comunicación para la toma de decisiones, involucrando a toda la comunidad en los cambios a implementar y alcanzando consensos de manera más inmediata. 

Y fomentan la participación de todos los copropietarios, permitiéndoles involucrarse en los detalles que afectan a la comunidad y evitando prejuicios y malentendidos.

En este post para el cual entrevistamos a Nathaly Orellana, gerente de Operaciones de Kastor, vas a refrescar tus conocimientos sobre qué tipos hay, cómo convocarlas y qué documentos debes presentar en ellas. 

Una buena gestión de las asambleas por parte del administrador es fundamental para mantener la armonía y el bienestar de la comunidad.

Tipos de Asambleas de Copropietarios

Existen dos tipos principales de asambleas:

• Asamblea ordinaria: Se celebra al menos una vez al año para:
  • Informar sobre la gestión del administrador.
  • Presentar el balance financiero.
  • Someter a votación temas de interés común.

La asamblea ordinaria debe llevarse a cabo al menos una vez al año. En esta reunión, el administrador está obligado a presentar una cuenta detallada y documentada de su gestión. 

Es importante destacar que en este tipo de asamblea es obligatorio entregar balances de ingresos y egresos, conciliaciones bancarias, estado de la cobranza, información sobre seguros contratados y certificaciones al día, entre otros.

• Asamblea extraordinaria: Se convoca cuando sea necesario para tratar temas urgentes o específicos, como:
  • Obras de gran envergadura.
  • Reformas al reglamento de copropiedad.
  • Cambio de administrador.

La asamblea extraordinaria se convoca cada vez que las necesidades de la comunidad así lo requieran. 

Esta asamblea puede ser solicitada por el comité de administración o por la comunidad, siempre y cuando cuenten con una representación no menor al 10% de los derechos del condominio. 

En este caso, el administrador debe tener en cuenta que solo se pueden tratar los temas incluidos en la citación.

Documentación para las Asambleas

Toda asamblea debe contar con la siguiente documentación:

• Convocatoria: Debe indicar la fecha, hora, lugar y temas a tratar.
• Acta de la asamblea anterior: Para dar seguimiento a los acuerdos tomados.
• Balance financiero: Detalla los ingresos y egresos del condominio.
• Informes del administrador: Sobre la gestión realizada y los temas a tratar.
• Documentos relacionados con los temas a tratar: Contratos, presupuestos, etc.

Si bien es importante contar con toda la información detallada de la gestión, desde Kastor siempre se recomienda preparar un portafolio con la rendición anual, dividido en tres grandes hitos:

1.- Documentación contable: con Estados financieros, Conciliaciones bancarias, Cartolas del banco, Comprobantes y respaldos de ingresos y egresos, Estado de pago a proveedores, Flujo de caja, Inversiones, Acuerdos de pago, entre otros.

2.- Informe de Mantenciones y Reparaciones: Contratos, Estado de proveedores, Estado de mantenciones preventivas, Estado de reparaciones y presupuestos.

3.- Detalle de los pendientes: Es vital informar en la Asamblea para la toma de decisiones, así como también explicar por qué aún están pendientes.

Convocatoria a una Asamblea

La convocatoria a una asamblea debe hacerse con al menos 10 días de anticipación. Puede realizarse por:

• Correo electrónico: A la dirección registrada en el condominio.
• Carta certificada: Enviada al domicilio del copropietario.
• Publicación en la cartelera del condominio.

La convocatoria debe incluir:

• Fecha, hora y lugar de la asamblea.
• Temas a tratar.
• Quórum necesario para la toma de acuerdos.

El comité de administración, a través de su presidente o el administrador de la comunidad, deberá convocar a una asamblea a todos los copropietarios o representantes. 

Esta convocatoria puede realizarse de forma personal o mediante carta certificada dirigida al domicilio o al correo electrónico registrado en el registro de copropietarios.

La convocatoria debe realizarse con un mínimo de 5 días y un máximo de 15 días de anticipación a la fecha de la asamblea. 

En la convocatoria se debe indicar el lugar donde se llevará a cabo la asamblea, que generalmente es dentro del mismo condominio. 

En caso de que se decida realizar la asamblea en otro lugar, esta debe encontrarse dentro de la misma comuna.

Recomendaciones para el Administrador

Para gestionar con éxito una asamblea, el administrador debe:

• Planificar la asamblea con anticipación.
• Preparar la documentación completa.
• Convocar a la asamblea con el tiempo suficiente.
• Moderar la asamblea de manera imparcial.
• Velar por el cumplimiento de las normas de convivencia.
• Levantar un acta fiel de la asamblea.
• Comunicar los resultados de la asamblea a todos los copropietarios.

Adicionalmente se recomienda planificar con anticipación todo el repertorio de la asamblea, calcular los tiempos y el contenido, evitar la improvisación y ser claro y conciso en sus comunicaciones. 

Mantener siempre el control y guíe la asamblea de manera organizada. Además, que se prepare para ser criticado y cuestionado, ya que esto es parte del proceso.

Desde nuestra experiencia, las asambleas son exitosas cuando el trabajo previo del administrador, realizado día a día, está bien hecho. Esto prepara el terreno para una buena asamblea y contribuye a su éxito general.