Planificar los gastos de una comunidad es una tarea clave para una buena administración. No solo permite anticipar costos, ordenar la información financiera y proyectar gastos comunes con mayor precisión, sino que también facilita la presentación de antecedentes ante el comité y la asamblea de copropietarios.
Por eso, en Kastor realizamos un nuevo taller enfocado en la actualización del módulo de Presupuesto y Control Presupuestario, dictado por Ignacio Saavedra, líder de Experiencia al Cliente de Kastor. Durante la sesión, revisamos paso a paso cómo funciona esta herramienta, cuáles son sus principales beneficios y de qué manera puede ayudar a los administradores a cumplir mejor con sus responsabilidades de gestión.
¿Qué permite hacer el nuevo módulo de Presupuesto?
El módulo se encuentra dentro de Gastos Comunidad → Presupuesto y reúne tres secciones principales:
🔸Presupuesto, donde se crean y gestionan los presupuestos anuales de la comunidad.
🔸Detalle de Gastos, que permite revisar la información histórica de gastos cobrados y usarla como base para preparar una proyección más realista.
🔸Control Presupuestario, el nuevo reporte que permite comparar lo presupuestado con lo realmente ejecutado.
Una de las principales novedades es que ahora el administrador puede crear presupuestos tanto en Pesos como en UF, según la forma en que trabaje cada comunidad. Incluso es posible mantener ambos formatos para un mismo período y consultarlos de manera independiente.
Una herramienta conectada al plan de cuentas de cada comunidad
Cada comunidad tiene su propia realidad financiera. Por eso, el presupuesto en Kastor se construye en base al plan de cuentas de la comunidad, considerando sus categorías y subcategorías.
El proceso comienza con la descarga de una plantilla Excel desde el sistema. En ella, el administrador puede completar los montos proyectados para cada mes y para cada cuenta, considerando gastos como remuneraciones, mantenciones, reparaciones, servicios de consumo, gastos exclusivos u otros ítems definidos en la comunidad.
Una vez completada la plantilla, el archivo se carga nuevamente en Kastor y el presupuesto queda disponible para ser revisado, descargado, editado o utilizado en el Control Presupuestario.
Control Presupuestario: comparar lo planificado con lo ejecutado
El gran beneficio de esta actualización es que el presupuesto deja de ser solo una planificación inicial y se convierte en una herramienta de seguimiento.
A través del Control Presupuestario, Kastor permite comparar:
- El monto presupuestado.
- El gasto real cobrado.
- La variación entre ambos.
- El porcentaje de variación.
- La información acumulada por período.
Esto ayuda a identificar rápidamente si una comunidad está gastando por debajo o por sobre lo presupuestado. Además, el reporte muestra visualmente las variaciones, facilitando el análisis y la toma de decisiones.
Por ejemplo, si una cuenta presenta un gasto mayor al estimado, el administrador puede detectarlo, revisarlo y explicarlo con mayor claridad al comité. En cambio, si el gasto está por debajo de lo presupuestado, también queda registrado como información útil para futuras proyecciones.
Más claridad para explicar variaciones al comité
Uno de los puntos más valorados del módulo es que permite agregar comentarios dentro del Control Presupuestario. Esto es especialmente útil cuando existen desviaciones que requieren contexto, como aumentos de proveedores, variaciones en servicios básicos, ajustes por IPC, gastos extraordinarios o cambios en la operación de la comunidad.
Estos comentarios quedan asociados al análisis y también pueden ser considerados al momento de exportar la información a Excel, facilitando la revisión y presentación de antecedentes.
De esta forma, el administrador cuenta con una herramienta más clara para explicar por qué se produjeron ciertas diferencias entre lo proyectado y lo realmente ejecutado.
Filtros, análisis y exportación a Excel
El módulo también permite revisar la información con distintos niveles de detalle. El usuario puede filtrar por mes, por período, por categoría o por subcategoría, dependiendo del análisis que necesite realizar.
Además, toda la información puede exportarse a Excel, lo que facilita la preparación de reportes, presentaciones internas o revisiones junto al comité de administración.
Esto permite que el presupuesto anual no sea un documento aislado, sino una base de trabajo para el control financiero de la comunidad durante todo el año.
Beneficios para administradores y comunidades
El nuevo módulo de Presupuesto y Control Presupuestario entrega beneficios concretos para la gestión diaria:
Permite preparar presupuestos anuales de forma más ordenada.
Ayuda a utilizar información histórica para proyectar gastos futuros.
Centraliza el presupuesto dentro de Kastor, reduciendo la dependencia de planillas externas.
Facilita la comparación entre lo presupuestado y lo realmente ejecutado.
Permite detectar desviaciones de manera temprana.
Entrega información más clara para el comité y la asamblea.
Ayuda a construir presupuestos futuros más precisos.
Refuerza la transparencia en la gestión financiera de la comunidad.
En resumen, esta actualización permite que los administradores tengan mayor control sobre la ejecución presupuestaria y puedan tomar decisiones con mejor información.
Revisa el taller completo
Si quieres conocer en detalle cómo funciona el nuevo módulo, te invitamos a ver el taller completo dictado por Ignacio Saavedra, líder de Experiencia al Cliente de Kastor.
Mira el video completo y comienza a utilizar el nuevo módulo de Presupuesto y Control Presupuestario en Kastor.
