Disminuir los gastos comunes es ideal para la gestión de una administración de comunidades y una relación productiva con el comité y los copropietarios en general

La inflación es un fenómeno de la economía que se presentó luego de la pandemia en casi todos los países.

Sus efectos se ven en diferentes áreas: alimentos, servicios, productos y los condominios no escapan a ello.

Es posible que para mitigar los efectos de la inflación, el comité de administración de tu comunidad esté buscando mecanismos para bajar costos y gastos. 

El hecho es que bajar gastos comunes es una actividad muy recomendable. Reducir ese rubro es parte de las responsabilidades de una buena gestión.

Pero como no es una tarea fácil, es necesario el aporte y la comprensión de todos los actores involucrados.

Veamos algunas recomendaciones que podrían ayudarte en este propósito.

Comunicación fluida y transparente

Ayudarse entre todos para encontrar mejores soluciones siempre será una primera recomendación.

Los comités de administración necesitan ayuda de los vecinos, apoyo y comprensión para la toma de decisiones.

Para lograrlo es necesario que todos ejerzan una comunicación abierta, que privilegie el diálogo y la receptividad de los comentarios, siempre sean mensajes para aportar valor, dejar propuestas e indicar cómo se puede mejorar una idea. 

Todos los aportes son bienvenidos y su comité de administración lo agradecerá.

Proveedores idóneos 

Contrario a lo que se piensa, el primer elemento clave a la hora de contratar proveedores de servicios no siempre es el precio. 

Primero están las condiciones del contrato, la calidad del servicio, la garantía, los plazos de entrega y el servicio postventa. 

Cuando todo lo anterior está bien para la comunidad, entonces se revisa el precio. 

Y ahí si es el momento de negociar, y si es posible reducir. Este tema hay que estudiarlo, analizarlo y tomar una decisión que debe ser junto al comité de administración, porque como ya sabemos “lo barato puede salir caro”, y al final el ahorro se convierte en una preocupación o problema, más que en un beneficio.

Control de la morosidad

Velar por el correcto estado de la salud financiera de la comunidad ayuda a mitigar los efectos de la inflación. 

Una forma de alentar este compromiso es comunicar con antelación para evitar retrasos, y recordar que la Ley prevé diferentes sanciones incluso el pago de intereses.

Y una forma probada de reducir la morosidad es utilizar plataformas de pago como Mercado Pago y Khipu.

Anticiparse a las fallas

Confeccionar un inventario de las fallas más frecuentes en las instalaciones de la comunidad y hacer seguimiento para ponernos en alerta, antes que un evento con un daño mayor genere una crisis que demande más presupuesto que el disponible. 

Aquí entran, fugas de agua, gas, tableros eléctricos, ascensores, poda de plantas, cables de alumbrado, fibra óptica, calderas, grietas, losas, pavimento, citófonos, etc. 

Una forma de anticiparse a las averías es que el personal técnico de conserjería esté bien capacitado y entrenado en mantenimiento de Calderas, electricidad y otros servicios y con sus certificaciones técnicas reglamentarias.

Reducir tasa de uso a necesidad real

Revisar y analizar con conciencia conjuntamente el comité de administración y los copropietarios aquellas actividades y servicios que se hacen regularmente, pero que podrían disminuir. 

Ejemplo, controlar encendido de luminarias en zonas no justificadas, la calefacción ajustable a temperaturas predeterminadas o limpiar determinadas veces escaleras, pasillos o salones de poco uso. 

Aquí también es de notar el control de riego (aspersores en lugar de mangueras), y por supuesto lo referente a las necesidades de personal.

Se trata de analizar si podrías pagar menos por algo que no usas, o que podrías reducir sin desmejorar la gestión y la calidad de vida en tu comunidad.

Contar con una administración digitalizada

Aunque parezca obvio, muchas comunidades todavía no están conformes con la administración llevada en hojas de excel. Buscar y contratar un sistema de software profesional como Kastor, hará una gestión eficiente en cualquier oficina de administración de comunidades.

Un profesional con experiencia que usa un software como el nuestro tendrá más tiempo para dedicarse a otros aspectos de su gestión como ahorrarle a su comunidad el pago de incumplimiento de leyes, por infracciones, multas o sanciones en materia tributaria, asuntos medioambiental, urbanísticos o ser precavido para actualizar montos de seguros contra incendios o sismos.