Es natural que las personas aprendan a partir de sus propias experiencias, generalmente después de haber cometido errores. Sin embargo, las empresas no pueden permitirse esperar a que ocurran fallos para tomar acción, ya que esto puede conllevar costos financieros y riesgos legales. 

En el ciclo de vida de los trabajadores, la INDUCCIÓN juega un papel clave para establecer desde el inicio conductas que reduzcan el margen de error, siguiendo normas y prácticas que ya son exitosas en empresas grandes.

Un buen proceso de inducción no solo facilita que los nuevos empleados se adapten rápidamente a sus funciones, sino que también garantiza el cumplimiento de las leyes en cuanto a derechos laborales, respeto y buenas prácticas en el entorno laboral, además, es una herramienta fundamental para reducir la incertidumbre en los trabajadores recién llegados y aumentar su sentido de pertenencia.

Este artículo ofrece una estructura práctica para que los administradores de comunidades y condominios implementen, mejoren o auditen sus procesos de inducción, alineándose con la normativa vigente y optimizando la experiencia del trabajador desde el primer día. 

Aquí te dejamos una pauta que puede aplicarse tanto a tus comunidades como empresa de administración:

¿Por qué es importante un buen plan de inducción?

Un proceso de inducción bien diseñado asegura que los empleados comprendan no solo sus tareas, sino también la cultura organizacional, las normas internas y los derechos y deberes según la ley chilena. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que reduce la rotación de personal y promueve un ambiente de trabajo respetuoso y colaborativo.

Objetivos del Plan de Inducción:

• Adaptación rápida: Facilitar la integración del empleado en sus nuevas funciones.
• Cumplimiento normativo: Garantizar que los nuevos trabajadores conozcan y cumplan con las normativas laborales y de prevención de riesgos.
• Generación de confianza: Fomentar un ambiente de respeto y cooperación desde el primer día.

Fases del Plan de Inducción para Administradores de Comunidades y Condominios

1. Bienvenida e introducción a la comunidad

El primer paso en el plan de inducción es una reunión de bienvenida, donde se presentará al nuevo trabajador ante el equipo y los residentes. Esto les permite conocer de manera clara cuál será su entorno laboral y a quiénes deberá reportar.

Acciones:

• Presentar al nuevo empleado al equipo y a los residentes.
• Explicar la misión, visión y valores del condominio.
• Informar sobre los principales servicios y protocolos de la comunidad.
• Informar claramente sobre beneficios, sueldo, compensaciones, entre otros datos contractuales.

2. Capacitación sobre funciones y procedimientos internos

Una vez que se ha dado la bienvenida, es esencial que el nuevo empleado reciba una capacitación específica sobre las funciones que va a desempeñar, enfocándose en temas como:

Acciones:

• Describir detalladamente las tareas diarias (limpieza, mantenimiento, seguridad, etc.).
• Instruir sobre el manejo del libro de asistencia, de novedades o encomiendas y sus reportes diarios.
• Explicar los procedimientos ante emergencias (incendios, terremotos, etc.).
• Capacitar en el uso de herramientas tecnológicas como sistemas de acceso, cámaras de vigilancia, software de administración, llamado para ingreso de visitas, entre otros procesos.

3. Formación en normas laborales y prevención de riesgos

Es fundamental que el empleado conozca las leyes laborales chilenas y cómo estas aplican a su puesto de trabajo. Además, debe recibir capacitación en seguridad laboral y prevención de riesgos.

Acciones:

• Informar sobre los derechos y obligaciones según el Código del Trabajo chileno.
• Capacitar en la Ley de Protección del Empleado, especialmente en temas como acoso laboral (Ley Karin) y la Ley de 40 Horas.
• Instruir sobre los protocolos de prevención de riesgos en el lugar de trabajo (uso de EPP – Equipos de Protección Personal. Es sugerido apoyarse con su Organismo Administrador de Mutualidad).
• Informar sobre como y donde acudir en caso de accidentes laborales.
• Explicar cómo reportar incidentes o violaciones a las normas de seguridad.

4. Introducción a la cultura de respeto y buen trato

Promover una cultura de respeto y buen trato es esencial en cualquier entorno laboral. Esto debe ser parte integral del proceso de inducción para asegurar que el nuevo empleado entienda las políticas internas de la comunidad y la importancia de mantener un ambiente laboral libre de acoso o discriminación.

Acciones:

• Proveer información sobre el Protocolo contra el Acoso Laboral (Ley Karin) y cómo reportar incidentes. Para nuevos ingresos es exigido realizarlo en la escrituración del contrato y/o difundirlo en el Reglamento Interno según indica la Ley 21.643, como también sensibilizar y difundir cada 6 meses.
• Hablar de la importancia de mantener una comunicación respetuosa con colegas y residentes.
• Promover una política de puertas abiertas para que el trabajador pueda expresar inquietudes o problemas en un ambiente seguro.

5. Seguimiento y retroalimentación

El proceso de inducción no termina con la capacitación inicial. Es clave monitorear el desempeño del nuevo empleado durante las primeras semanas y ofrecer retroalimentación continua para asegurar que se sienta cómodo y bien preparado en su rol.

Acciones:

• Establecer reuniones semanales durante el primer mes para evaluar el progreso del empleado.
• Ofrecer un canal abierto para que el empleado pueda hacer preguntas o expresar dudas sobre su desempeño o responsabilidades.
• Realizar una evaluación formal al finalizar el periodo de prueba (generalmente de 1 a 3 meses) para asegurarse de que el trabajador se ha adaptado adecuadamente.

Aspectos Legales Para Considerar

Para cumplir con las normativas chilenas en la administración de condominios y comunidades, el plan de inducción debe incluir:

• Respeto a la jornada laboral: Cumplir con los límites de horas laborales establecidos por la Ley de 40 Horas.
• Protocolos de acoso laboral: Implementar y comunicar de manera clara el protocolo de prevención del acoso laboral, de acuerdo con la Ley Karin.
• Prevención de riesgos: Garantizar que el empleado tenga acceso a una capacitación sólida en seguridad laboral, uso de EPP y Obligación de Informar, según lo establecido por la Ley 16.744.-

Fundamentos Teóricos de la Inducción en la Administración de Personal

El plan de inducción descrito se apoya en los postulados de grandes autores y expertos en la gestión del talento humano. Gary Dessler, por ejemplo, destaca la importancia de la integración inicial del empleado para reducir la rotación de personal y fomentar la productividad desde el primer día. 

Idalberto Chiavenato, en su enfoque de administración de recursos humanos, subraya que un proceso de inducción efectivo no solo debe capacitar al empleado en sus funciones, sino también inculcar los valores y la cultura organizacional. 

Por su parte, Michael Armstrong, reconocido por su obra sobre la gestión de desempeño, resalta que una inducción adecuada es clave para establecer expectativas claras y asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales desde el comienzo.

Este plan de inducción es completamente adaptable y puede modificarse según las características de cada condominio o comunidad, siempre asegurando que se cumplan las leyes chilenas y las buenas prácticas de respeto y cumplimiento en el trabajo.

Para apoyarte en las capacitaciones que debas entregar, te adjuntamos un formato sencillo de capacitación para el cumplimiento del libro de asistencia, te servirá como difusión si la comunidad trabaja con este tipo de registro de asistencia.